數位內容資產管理系統

前言
隨著電腦在工作上運用普及，愈來愈多企業體認到建置數位內容資產管理系統的重要性。從工業、商業、金融業、政府機關、學校、研究機構... 等，全都都面臨相當多樣化的數位內容資料儲存與交換資訊的環境。因此，如何在安全無虞的環境中，順利地流通與管理數位內容資產，成為管理者們新的課題。

究竟數位內容資產管理系統能替人們做些什麼？或者更具體地說，此一新的技術趨勢能為大家帶來哪些益處？ 在過去兩年裡，定興實業有限公司專業的研究人員花費相當多的心力耕耘此一技術，並協助許多企業或組織建置一套完整的數位內容資產管理系統。因此，我們相當 樂於分享這些經驗，更希望提供給國內企業參考。


數位內容意義
數位內容其意義在於：「以概念、思想、知識、智慧為構成元素，並藉由字元、圖像、影像、語音方式加以數位化與整合運用使之可傳播、複（重）製、加值、應用 的資料或資訊」。 常見數位內容  如電子郵件(Email), 電子文件檔案,  電子書籍 ... 等等。


經常使用的數位資產
電子郵件為經常使用的數位資產，電子郵件隨著網際網路普及已經取代企業間傳統傳真文件(FAX)，隨之而來的是 Email, 電子文件長期儲存與查詢管理效率問題。

在過去企業以傳統傳真文件為對外往來溝通工具主的時代，企業對外往來的傳真文件皆以紙張及檔案方式長期保存。此一方法雖然具體而有效但是確有儲存佔地方 ，保存不易、查詢困難等缺點。 電子郵件隨著網際網路普及，初期電子郵件保存亦延續傳統傳真文件保存方式以紙張及檔案儲存。但是電子郵件使用數量越來越大紙張及檔案儲存方式已經不是最經 濟及方便方式 ，最好是電子郵件儲存在某一台伺服器中，  該伺服器具有較大儲存體及全文檢索功能，使用者可輸入的關鍵字，輸入的搜尋條件能輕易在資料庫中為數眾多之電子郵件中（ E-mail / POP3 , SMTP , IMAP , Hot-mail , Web-mail）：一一進行比對內文及附加檔案，並將符合關鍵字條件的電子郵件排列出來。


關鍵字搜尋條件提供完整支援布林邏輯運算方式
1. 字串
2. & 和 AND
3. 或 OR
4. 不包括 NOT
5. 鄰近 NEAR
6 邏輯運用整合 "  "


數位資產控管和運用優點
企業在未來的挑戰中，是必須要充分的整合內部的各項有用資訊以提供給企業的內部員工、外部的合作夥伴和客戶，讓企業的各項有效知識發揮其功能，因此有效管 理企業內部各項數位資產將是企業經營中的一項重點，我們認為企業若能建立起一有效的數位內容管理中心，必能漸進地累積企業的各項資訊和資料，為企業的知識 管理建立良好的基礎，當然企業的存在目的即是服務客戶以獲取報酬，因此如何能夠快速與客戶交易往來，如何利用電腦長期儲存與查詢資料方便與速度，增進企業 的經營能力也是企業資訊化的一項重點。